Die technische Ausstattung eines Büros wird heutzutage immer bedeutsamer. Mit der richtigen Software und sinnvollen, gut strukturieren Programmen, können Aufgaben effizienter und zügiger bearbeitet werden. Dies führt automatisch dazu, dass viel wertvolle Arbeitszeit eingespart werden kann und nicht mit der ewigen Suchen nach den korrekten Dokumenten und Unterlagen verschwendet wird. Die junge Bürokauffrau Elena kennt dieses Problem nur zu gut. Das Unternehmen, für das Elena tätig ist, verwendet gleich mehrere schlecht strukturierte Programme, die eine reibungslose Nutzung schlicht unmöglich machen.

Jede Abteilung des Unternehmens hat ein gesondertes Programm, in dem es Daten erfasst, Dokumente ablegt und Änderungen hinterlegt. Die unterschiedlichen Programme sind jedoch nicht miteinander verknüpft, sodass jede Abteilung lediglich auf das ihm zur Verfügung gestellte Programm zugreifen kann. In der Praxis hat das zur Folge, dass den jeweiligen Mitarbeitern zu keiner Zeit alle relevanten Daten und Unterlagen zu einem Kunden vorliegen. Dies macht eine zeitnahe, optimale Kundenbetreuung unmöglich. Veraltete Daten und fehlende Dokumente stehen somit an der Tagesordnung und müssen erst wieder beschafft werden. Hierfür geht nicht nur wertvolle Arbeitszeit verloren, es schleichen sich zudem immer wieder Fehler ein, die unschöne Kundenbeschwerden nach sich ziehen.

Elena hat jedoch von Unternehmen gehört, die abteilungsübergreifend mit zentralen und intelligenten Systemen arbeiten. Diese Systeme sind so konzipiert, das sämtliche Aufgaben und Daten in einem einzigen kompakten System gespeichert und erledigt werden können. Diese System ist einheitlich für alle Abteilungen und Bereiche eines Unternehmens zugänglich und bringt den riesigen Vorteil mit sich, dass jeder Mitarbeiter von jeder Abteilung aus vollen Zugriff auf alle erforderlichen Dokumente und Daten hat. Zudem werden Änderungen oder Neueintragungen sofort im System vermerkt. Dadurch bleiben nervenaufreibende Suchen und lästig Telefonate quer durch alle Abteilungen eines Unternehmens erspart. Auch im Homeoffice können die Mitarbeiter unmittelbar den aktuellsten Stand einsehen.

Elena ist von dieser Art des Arbeitens begeistert und berichtet ihren Kollegen davon. Schließlich verbreiten sich die Vorschläge Elenas im Unternehmen und ziehen auch an dem Geschäftsführer nicht vorbei, der bereits seit längere Zeit nach einer geeigneten Lösung sucht, um Verschwendungen am Arbeitsplatz zu vermeiden und Fehlerquellen aufzudecken. Der Geschäftsführer bitte Elena zum persönlichen Gespräch und informiert sich eingehend über die Verwendung eines zentralen Systems für das gesamte Unternehmen. Er verspricht Elena sich der Sache anzunehmen.