Das Selbstmanagement am Arbeitsplatz bringt einige Hürden und Schwierigkeiten mit sich. Für verschiedene Vorgänge stehen meist mehrere unterschiedliche und nicht verknüpfte Anwendungen zur Verfügung. So gibt es oftmals ein E-Mail-Programm zur Kommunikation, eine To-Do-Liste für anstehende Aufgaben und einen Kalender, um die unterschiedlichen Termine und Aufgaben zeitlich wahrnehmen zu können. Hinzu kommen die täglich zu bearbeitenden Vorgänge. Hierzu gehören Aufgaben und Projekte für die Antworten oder Dokumente benötigt werden. Zudem kommt, dass die ganzen unterschiedlichen Informationsquellen und Abläufe zum Teil in Papierform und zum anderen Teil in elektronischer Form hinterlegt sind. Damit das tägliche Selbstmanagement professionell gelingt, müssen also fünf Bereiche optimal vernetzt werden:
- die E-Mail-Verarbeitung
- die Terminplanung
- das Aufgabenmanagement
- der Umgang mit offenen Vorgängen
- die Dateiablage
Der Überblick geht hierbei recht schnell verloren und es fällt viel Zeit für die Organisation und die Suche der einzelnen Informationen an.
Dieses Problem wurde noch nicht gelöst, da es keine zentrale Plattform gibt, welche die ganzen Informationen und anfallenden Tätigkeiten der fünf Bereiche in ein System unterbringt. Um die Organisation der E-Mail-Verarbeitung, der Terminplanung, des Aufgabenmanagements, des Umgangs mit offenen Vorgängen und der Dateiablage gerecht zur werden, ist weiterhin ein professionelles, zeitintensives und selbstständiges Management dieser Aufgaben notwendig.
Damit dieser Arbeitsaufwand wegfällt und die eigentlichen Aufgaben in den Vordergrund gestellt werden können, hat sich humbee die Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes zur Aufgabe gemacht. Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht es die fünf genannten Bereiche miteinander zu verbinden, um den Arbeitsplatz angenehmer und effizienter zu gestalten.
So ermöglicht es humbee eine digitale Vorgangsmappe zu erstellen, wo die erforderlichen Dokumente zugeordnet werden können. Das Generieren von Aufgaben ist möglich und die anfallenden Termine können den Aufgaben hinzugefügt werden. Das visuelle Kanban-Board bewahrt die Übersicht und gibt präzise und übersichtlich an, wann etwas zeitlich zu tun ist und wer an welchen Bereichen arbeitet. Auch für die Integration von physischen Dokumenten in Papierform ist gesorgt. Durch das MAPPEI-System als Ergänzung zu humbee ist die Nutzung der gleichen Struktur und Farblogik von humbee möglich. Schlussfolgernd bietet humbee einen digitalen Arbeitsplatz, welcher alle fünf Bereiche in ein System zusammenfasst. Zusätzlich löst humbee, durch die Ergänzung des MAPPEI-Systems, das Problem der Synchronisation der Arbeit in elektrischer Form mit der physischen Arbeit in Papierform.
Falls dieses System für Dich interessant ist und Du von den Vorteilen von humbee profitieren möchtest, kannst Du gerne Kontakt zu mir aufnehmen. Dann können wir uns dieses innovative und geniale System gemeinsam anschauen und uns mit der Integration des digitalen Arbeitsplatzes von humbee in Deine Arbeitswelt beschäftigen.
